Digitalizace na pracovišti: nové technologie mění i povinnosti zaměstnavatelů

Digitalizace, automatizace a umělá inteligence stále výrazněji mění způsob fungování českých zaměstnavatelů. Nejde již pouze o zavádění nového softwaru nebo převod dokumentů z papírové do elektronické podoby. Technologie mění samotnou organizaci práce, požadavky na kvalifikaci zaměstnanců i způsob vedení personální a mzdové agendy.

Pro zaměstnavatele proto digitalizace nepředstavuje pouze technologickou otázku. Má rovněž významné pracovněprávní důsledky. Zaměstnavatel musí řešit, zda zaměstnance pouze zaškoluje na nový systém, zda jde o prohlubování jejich stávající kvalifikace, nebo zda již potřebují získat kvalifikaci novou.

Zákoník práce přitom mezi jednotlivými formami odborného rozvoje zaměstnanců rozlišuje a spojuje s nimi rozdílná práva a povinnosti.

Digitalizace není pouze převod papíru do počítače

Digitalizaci nelze zúžit na skenování faktur, pracovních smluv nebo účetních dokladů. Ve skutečnosti jde o postupnou změnu celého pracovního procesu – od vzniku dokumentu přes jeho schvalování a zpracování až po elektronickou archivaci.

V personální oblasti se může digitalizace týkat například:

• pracovních smluv a dohod o pracích konaných mimo pracovní poměr,

• evidence pracovní doby a docházky,

• mzdové agendy,

• potvrzení o zaměstnání,

• evidence dovolených a dalších nepřítomností,

• interního schvalování dokumentů,

• vzdělávání zaměstnanců,

• elektronického podepisování,

• personálního reportingu a analytiky.

S rozvojem umělé inteligence se technologická změna posouvá ještě dále. AI nástroje mohou zaměstnavatelům pomáhat s přípravou dokumentů, vyhodnocováním dat, zákaznickou komunikací, náborem zaměstnanců nebo automatizací rutinních administrativních činností.

Čím větší část pracovních procesů však technologie mění, tím významnější je otázka, zda mají zaměstnanci dostatečnou kvalifikaci k jejich používání.

Odborný rozvoj zaměstnance upravuje přímo zákoník práce

Zákon č. 262/2006 Sb., zákoník práce, se odbornému rozvoji zaměstnanců věnuje výslovně.

Podle § 227 zákoníku práce zahrnuje odborný rozvoj zaměstnanců zejména:

• zaškolení a zaučení,

• odbornou praxi absolventů škol,

• prohlubování kvalifikace,

• zvyšování kvalifikace.

Rozlišení jednotlivých kategorií má praktický význam. Od toho, o jakou formu vzdělávání jde, se totiž odvíjí například otázka, zda je zaměstnanec povinen se školení účastnit, zda se doba vzdělávání považuje za výkon práce, kdo nese jeho náklady nebo zda lze uzavřít kvalifikační dohodu.

Zaškolení a zaučení při zavádění nových technologií

První kategorií je zaškolení nebo zaučení podle § 228 zákoníku práce.

Zaměstnance, který vstupuje do zaměstnání bez potřebné kvalifikace, je zaměstnavatel povinen zaškolit nebo zaučit. Stejná povinnost vzniká tehdy, pokud zaměstnanec z důvodů na straně zaměstnavatele přechází na nové pracoviště nebo nový druh práce a zaškolení či zaučení je nezbytné.

Zákon současně výslovně stanoví, že zaškolení nebo zaučení se považuje za výkon práce, za který zaměstnanci přísluší mzda nebo plat.

To je významné právě při digitalizaci.

Pokud například zaměstnavatel zavede nový personální informační systém a zaměstnanec se musí naučit s ním pracovat, nelze automaticky považovat dobu potřebného školení za jeho soukromou aktivitu. Je-li školení nezbytné k výkonu sjednané práce, jde zásadně o součást pracovněprávního vztahu.

Prohlubování kvalifikace může zaměstnavatel zaměstnanci uložit

V praxi bude zavádění nového softwaru, digitálních nástrojů nebo AI často představovat spíše prohlubování kvalifikace.

Podle § 230 odst. 1 zákoníku práce jde o průběžné doplňování kvalifikace, kterým se nemění její podstata a které umožňuje zaměstnanci nadále vykonávat sjednanou práci. Patří sem rovněž udržování a obnovování kvalifikace.

Typickým příkladem může být:

• školení účetní na nový účetní software,

• proškolení personalisty na digitální HR systém,

• školení zaměstnanců na používání AI nástrojů,

• doplnění digitálních dovedností potřebných k výkonu dosavadní práce,

• školení související s automatizací stávajícího pracovního procesu.

Zaměstnanec je podle § 230 odst. 2 zákoníku práce povinen svou kvalifikaci k výkonu sjednané práce prohlubovat a zaměstnavatel mu může účast na školení, studiu nebo jiné formě přípravy uložit.

To je pro zaměstnavatele důležité: pokud jsou nové digitální znalosti skutečně potřebné k výkonu sjednaného druhu práce, účast na odpovídajícím školení nemusí být pouze dobrovolným benefitem.

Školení je výkonem práce a náklady nese zaměstnavatel

Podle § 230 odst. 3 zákoníku práce se účast na školení nebo jiné formě přípravy za účelem prohlubování kvalifikace považuje za výkon práce, za který zaměstnanci přísluší mzda nebo plat.

Náklady na prohlubování kvalifikace je podle § 230 odst. 4 zásadně povinen hradit zaměstnavatel.

To má několik praktických důsledků.

Zaměstnavatel musí dobu povinného školení zahrnout do pracovní doby. Koná-li se za zákonných podmínek nad její rámec, může vzniknout práce přesčas se všemi odpovídajícími pracovněprávními nároky.

Současně nelze zaměstnanci jednoduše přenést náklady na běžné školení, které zaměstnavatel vyžaduje proto, aby zaměstnanec mohl nadále vykonávat svou dosavadní práci.

Kvalifikační dohoda není univerzálním řešením

Zaměstnavatelé někdy předpokládají, že každé nákladnější školení lze podmínit závazkem zaměstnance, že po jeho absolvování zůstane několik let v pracovním poměru.

Zákoník práce však mezi prohlubováním a zvyšováním kvalifikace rozlišuje.

Kvalifikační dohoda podle § 234 zákoníku práce může být standardně uzavřena v souvislosti se zvyšováním kvalifikace. U prohlubování kvalifikace připouští zákon kvalifikační dohodu pouze tehdy, jestliže předpokládané náklady dosahují alespoň 75 000 Kč.

Zaměstnavatel proto nemůže každé běžné školení na nový software nebo digitální nástroj automaticky spojit s několikaletým závazkem zaměstnance setrvat ve firmě.

Právě správné rozlišení mezi prohlubováním a zvyšováním kvalifikace je proto v praxi zásadní.

Digitalizace může vyžadovat i rekvalifikaci

Technologická změna někdy překročí hranici pouhého prohlubování dosavadních znalostí.

Pokud se zásadně mění pracovní pozice nebo zaměstnavatel potřebuje pracovníka připravit pro jiný druh práce, může přicházet v úvahu rekvalifikace.

Typicky může jít o situaci, kdy v důsledku automatizace zaniká část administrativní agendy, ale zaměstnavatel chce zaměstnance přesunout na jinou odbornou pozici vyžadující nové digitální kompetence.

Rekvalifikace tak může představovat alternativu k propouštění zaměstnanců v důsledku technologických nebo organizačních změn.

Úřad práce nabízí nový projekt Vzdělávání pro firmy

Právě na potřebu rychlého doplňování kvalifikace reaguje od roku 2026 také nový projekt Vzdělávání pro firmy, který realizuje Úřad práce ČR v rámci Operačního programu Zaměstnanost plus.

Projekt probíhá od 1. března 2026 do 31. prosince 2028 a je určen zaměstnavatelům a osobám samostatně výdělečně činným. Zaměstnavatel může získat podporu na vzdělávání stávajících zaměstnanců a rovněž příspěvek související s jejich mzdovými náklady po dobu účasti na vzdělávací aktivitě.

Systém je založen na jednotkových nákladech. Výše příspěvku se tedy odvíjí mimo jiné od počtu hodin vzdělávání, které zaměstnanec skutečně absolvuje.

Pro zaměstnavatele zavádějící digitalizaci nebo AI může být tento nástroj zajímavý zejména tehdy, pokud potřebují proškolit větší počet pracovníků a náklady na vzdělávání by jinak představovaly významnou položku.

DIGIkurzy: nové podmínky od roku 2026

Vedle podpory poskytované přímo zaměstnavatelům spustily MPSV a Úřad práce také nový projekt DIGIkurzy, určený k rozvoji digitálních kompetencí jednotlivců.

Podle aktuálních pravidel musí podporovaný kurz trvat minimálně 50 hodin. Standardní spoluúčast účastníka činí 23,27 % ceny kurzu a Úřad práce může přispět částkou až 35 000 Kč během tří po sobě jdoucích kalendářních let. Pro vymezené nízkopříjmové skupiny může být za splnění podmínek uhrazena i celá cena kurzu.

Podpora je podmíněna také řádnou účastí na vzdělávání. V praxi je vyžadováno absolvování alespoň 80 % výuky a splnění dalších podmínek konkrétního programu.

Zájemce přitom musí být veden u Úřadu práce jako uchazeč nebo zájemce o zaměstnání. Evidence zájemce o zaměstnání není určena pouze nezaměstnaným – využít ji může i člověk, který zaměstnání má a chce si doplnit kvalifikaci.

AI přináší vedle kvalifikace další právní otázky

Digitalizace pracoviště však nekončí otázkou vzdělávání.

Používání umělé inteligence může zaměstnavatele postavit před další právní problémy, zejména v oblasti:

• ochrany osobních údajů zaměstnanců,

• ochrany obchodního tajemství,

• kybernetické bezpečnosti,

• kontroly zaměstnanců,

• automatizovaného rozhodování,

• odpovědnosti za výstupy AI,

• ochrany autorských práv,

• diskriminace při náboru nebo hodnocení zaměstnanců.

Zvláštní pozornost si zaslouží používání veřejně dostupných generativních AI systémů. Zaměstnanec může například vložením smlouvy, personálního dokumentu nebo databáze zákazníků do externího AI nástroje zpřístupnit třetí straně informace, které zaměstnavatel musí chránit.

Zavádění AI proto není pouze otázkou nákupu licence. Zaměstnavatel by měl současně vytvořit jasná interní pravidla určující, které nástroje mohou zaměstnanci používat, jaká data do nich smějí vkládat a ke kterým činnostem lze AI využívat.

AI Act postupně mění i povinnosti zaměstnavatelů

Významným evropským předpisem je v této oblasti také nařízení Evropského parlamentu a Rady (EU) 2024/1689 – AI Act.

Pro zaměstnavatele je významné mimo jiné tím, že některé systémy umělé inteligence používané při náboru, výběru zaměstnanců, rozhodování o pracovních podmínkách, povyšování nebo ukončování pracovních vztahů řadí mezi vysoce rizikové systémy AI.

Současně již od 2. února 2025 platí podle čl. 4 AI Act povinnost poskytovatelů a subjektů zavádějících AI systémy přijímat opatření k zajištění dostatečné úrovně AI gramotnosti osob, které s těmito systémy pracují.

Vzdělávání zaměstnanců v oblasti umělé inteligence tak již nelze vnímat pouze jako otázku konkurenceschopnosti. V určitých situacích se stává také součástí regulatorního compliance zaměstnavatele.

Když zaměstnanec digitální změnu nezvládne

Technologický rozvoj může mít i pracovněprávní důsledky pro zaměstnance, kteří nové požadavky nezvládnou.

Zaměstnavatel však musí vždy rozlišovat, zda:

• zaměstnanci pouze chybí potřebné zaškolení,

• jde o nedostatečné prohlubování kvalifikace,

• zaměstnanec nesplňuje zákonné předpoklady nebo požadavky pro výkon práce,

• nebo v důsledku technologické změny jeho pracovní místo skutečně zaniká.

Každá z těchto situací má odlišný pracovněprávní režim. Digitalizace sama o sobě proto není automatickým výpovědním důvodem.

Pokud například automatizace skutečně vede ke zrušení pracovního místa, může být za splnění zákonných podmínek relevantní výpovědní důvod pro nadbytečnost podle § 52 písm. c) zákoníku práce. Jestliže však pracovní místo zůstává zachováno a problém spočívá pouze v tom, že zaměstnanec neumí pracovat s novým systémem, musí zaměstnavatel situaci posuzovat jinak.

Digitalizace vyžaduje právní i personální strategii

Úspěšná digitalizace není pouze technickým projektem IT oddělení.

Z pracovněprávního hlediska by měl zaměstnavatel před zavedením významné technologické změny vyhodnotit:

• které pracovní pozice změna ovlivní,

• jaké nové znalosti budou zaměstnanci potřebovat,

• zda jde o zaškolení, prohlubování nebo zvýšení kvalifikace,

• kdo ponese náklady na vzdělávání,

• zda bude školení součástí pracovní doby,

• zda lze využít podporu Úřadu práce,

• zda technologie změní počet nebo strukturu pracovních míst,

• jak budou nastavena pravidla používání AI a ochrany dat.

Teprve propojení technologické, personální a právní stránky umožňuje zavést digitalizaci bez zbytečných pracovněprávních rizik.

Závěr

Digitalizace a umělá inteligence mění český pracovní trh rychleji než většina předchozích technologických změn. Pro zaměstnavatele představují příležitost ke zvýšení produktivity a efektivity, současně však vytvářejí nové požadavky na kvalifikaci zaměstnanců a nové právní povinnosti.

Zákoník práce nabízí pro odborný rozvoj zaměstnanců poměrně jasný rámec. Rozlišuje zaškolení a zaučení podle § 228, prohlubování kvalifikace podle § 230 a zvyšování kvalifikace podle § 231 a násl. Toto rozlišení určuje nejen povinnosti zaměstnance, ale také to, kdo nese náklady a zda se vzdělávání považuje za výkon práce.

Vedle toho stát od roku 2026 rozšiřuje finanční podporu vzdělávání prostřednictvím projektů Vzdělávání pro firmy a DIGIkurzy, což může zaměstnavatelům i zaměstnancům významně snížit náklady spojené s technologickou transformací.

Digitalizace tak není pouze otázkou toho, jaké technologie firma pořídí. Stejně důležité je, zda dokáže své zaměstnance na nové prostředí připravit a současně nastavit pravidla, která budou odpovídat pracovněprávním, datovým a nově také AI regulatorním požadavkům.